LOS 6 ELEMENTOS DE UNA ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS

Es muy importante tener en cuenta que todos los procesos de la empresa están interrelacionados formando un sistema. Esto significa que, si un proceso no funciona bien repercute de manera negativa en el funcionamiento y efectividad del resto. Una práctica muy habitual es realizar un mapa de procesos, que no es otra cosa que una representación gráfica de todos los elementos del sistema, sus naturaleza se interrelaciones. Esta herramienta visuales muy útil para constatar puntos débiles e influencias de una manera global.

1. RESPONSABLE: Es la persona encargada de que el proceso funcione adecuadamente, es decir de que todas las actividades se realicen según lo establecido, cumpliendo los objetivos de eficiencia y eficacia planteados, buscando siempre la mejora continua. Un responsable de proceso tiene que trabajar y conseguir una serie de habilidades, tales como:

• Autoridad
• Responsabilidad
• Liderazgo
• Conocimientos técnicos específicos 

Por otra parte, las funciones básicas de un responsable respecto del proceso son:

• Mantener el proceso bajo control: entendido, documentado y medido.
• Buscar junto con sus colaboradores la mejora continua de la eficiencia y la eficacia dentro del proceso.

2. RECURSOS: Suponen los medios que posibilitan la realización de las tareas encomendadas, estos pueden ser:

• Humanos - las personas que trabajan en el proceso tanto directa como indirectamente.
• Materiales - las máquinas y herramientas.
• Inmateriales – información.

3. ENTRADAS: Es todo aquello que se incorpora al proceso para aportar valor, pueden ser:

• Materiales - materias primas (cartón y tintas), clichés, troqueles.
• Inmateriales -especificaciones técnicas e instrucciones para poder realizar las tareas.

4. SALIDAS: Es el resultado producido en el proceso, pueden ser:

• Materiales - una maqueta, un pedido de cajas manufacturadas.
• Inmateriales - información al cliente, un presupuesto.

5. PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO: Son documentos que establecen las responsabilidades y las maneras de hacer las tareas dentro del proceso. Definen:

• ¿Qué se hace?
• ¿Quién lo hace?
• ¿Cómo se hace?
• ¿Cuándo se hace?
• ¿Con cuántos recursos se hace?

6. SISTEMA DE GESTIÓN: Lo componen toda la información y datos, encaminados a medir el grado de eficiencia y eficacia del proceso. Los elementos fundamentales son:

• Los objetivos
• Los indicadores clave del proceso (KPI’s)
• El método de cálculo de los dos anteriores
• El sistema de procesos

La estandarización de los procesos es la más efectiva combinación de personas, materiales, equipamientos y métodos de trabajo; una metodología Lean que, realizada convenientemente, garantiza nuestro éxito industrial y operacional. Ya lo decía el Dr. Edwards Deming (maestro de la calidad): “Si no eres capaz de explicar lo que estás haciendo en clave de procesos, es que realmente, no sabes qué estás haciendo”.

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